La GTA (Gestion des Temps et Activités) est l’affaire de tous. L’employeur souhaite savoir que ses employés sont à leurs postes et les salariés souhaitent être rémunérés justement en fonction de l’amplitude horaire imposée.

Se servir de la GTA pour facturer

Vous êtes une société de services ? Vous facturez vos clients à l’heure, à la demi-journée ou à la journée du personnel ? Vous avez plusieurs types d’employés et cadres pour répondre aux besoins de vos clients et vos salariés ne sont donc pas tous avec les mêmes gratifications salariales ? Il vous faut donc un logiciel de gestion des temps, couplé à un système de facturation. La solution existe et on en trouve en nombre sur le marché. Tout dépend de son niveau d’automatisation et de l’investissement que vous souhaitez réaliser. Il est par exemple possible que les factures soient directement injectées en comptabilité et qu’un mail de relance soit envoyé au client pour lui rappeler l’échéance.

Et un CRM Open-Source ?

De très bons CRM Open-Source ont maintenant une gestion des temps et des activités intégrées. Vos salariés n’ont plus à badger, le temps est calculé en fonction de l’utilisation du logiciel. Il n’y a plus besoin d’envoyer les factures aux clients, ils les reçoivent précisément à la date prévue avec le détail des interventions noté au fil du temps par les collaborateurs. Il y a également moins d’impayés puisque des relances automatiques sont effectuées par le logiciel. Les données sont également exploitées pour les variables de paie des salariés qui ont la possibilité de saisir leurs demandes de congés pour validation auprès de leur hiérarchie.

Contrôler sa GTA pour garder ses clients

En tant que chef d’entreprise ou responsable d’unités, si vous ne surveillez pas de très près la GTA, vous n’êtes pas à l’abri de mauvaises surprises. Par exemple, il faut programmer dans votre GTA un tiers qui est votre société (pas un client) pour permettre à vos salariés de s’absenter quelques minutes sans facturer et sans laisser un trou dans leur emploi du temps. Il faut évidemment prendre en compte les pauses obligatoires qui doivent être prises dans la journée. Ce temps doit être badgé pour l’entreprise. Dans le cas contraire, quelques aberrations seront saisies et ce sont vos clients qui vont recevoir les cadeaux. Déluges de mauvais commentaires à l’horizon !